Para não ficar no vermelho, é bem importante controlar tudo que você gasta e recebe, seja na empresa ou finanças pessoais. Com isso, o seu controle financeiro será mais equilibrado e você terá menores chances de ter problemas no futuro. Uma das ferramentas desse controle é a planilha de contas a pagar e receber.
Ela deixa claro todas as despesas e ganhos em determinado período e ajuda a perceber quando existe algum problema. Seja pagamentos atrasados, pendências ou qualquer tipo de situação que prejudique o fluxo de caixa. Porém, muitas pessoas não sabem os itens que devem compor a planilha ou como melhor utiliza-la.
Pensando nisso, vamos te mostrar porque optar pela ferramenta, quais as vantagens dela e os indicadores para colocar na mesma. Quer saber mais? Continue conosco!
Leia também: Como montar uma boa planilha de controle financeiro?
Como funciona a planilha de contas a pagar e receber
Grosso modo, a pessoa precisa registrar cada conta paga e salário recebido em determinado período. Ela faz isso considerando realmente todos os gastos, sejam grandes ou pequenos e se são frequentes ou pagos apenas uma vez. Por exemplo, é bem importante incluir compras parceladas na planilha, para assim entender o cenário completo.
No geral, é preciso registrar a data de cada item e se foi quitado ou não. Também deve-se apontar onde ocorreu pagamentos de juros, qual o número do documento em questão e o vencimento do mesmo. Isso tudo facilita a sua vida.
Claro, fazer a ferramenta demanda tempo e certo cuidado. Além do mais, é preciso saber exatamente como funcionam as “contas a pagar e receber”. Por isso, vamos ver exatamente como se caracterizam esses dois tipos.
Contas a pagar
Dentro de uma empresa ou nas contas de casa existem despesas e obrigações financeiras. Numa instituição estão coisas como: compra de materiais a partir de fornecedores, salário de funcionários, contas de água, luz, assim como impostos e outras obrigações fiscais.
Nas contas pessoas, inclui despesas como conta de água, luz, gás, TV por assinatura, internet, comida, mensalidade de escola ou universidade. Enfim, realmente tudo onde se coloca dinheiro para receber ou usufruir de algo.
Contas a receber
Vamos manter a separação entre empresa e casa. No primeiro, trata-se de todo o capital que entra na organização, o dinheiro das vendas, as restituições e estornos, além de financiamentos e investimentos. No pessoal, são basicamente os salários de cada pessoa, pensões, seguros e etc.
Entendendo esses dois conceitos, você sabe as datas e valores a receber e pagar. Além do mais, tem conhecimento quando existem descontos ou quando será preciso pagar juros, além de identificar dívidas de terceiros e qualquer outro tipo de inadimplência.
Vantagens do controle
A ferramenta está baseada na ideia de controle de caixa, ou seja, de tudo que entra e sai. O controle é importante para garantir saúde financeira e ajudar a perceber quais os problemas e possíveis soluções para determinada situação. Por exemplo, se você tem pago mais do que geralmente recebe, a planilha vai ajudar a identificar em qual item isso está acontecendo.
Assim, o recurso é um bem valioso, especialmente dentro de empresas. Afinal, com ela a organização consegue saber quanto capital será necessário para pagar dívidas, e como está a lucratividade e faturamento. No mais, a utilidade da planilha de contas a pagar e receber é gigante, pois com ela a empresa tem mais transparência nas contas.
Como fazer uma planilha de contas a pagar e receber?
Antes de mostrar como fazer, é importante organizar documentos. Primeiro de tudo, faça um levantamento dos possíveis tipos de conta a pagar e receber. Nesse caso, lembre-se de incluir dívidas e parcelamentos.
Outra coisa importante é ter em mãos um software de planilha, sendo o Microsoft Excel ou mesmo o Google Sheets. O segundo é gratuito e fácil de compartilhar na nuvem, assim você pode mandar o documento para qualquer pessoa avaliar. A seguir, mostramos as alternativas para incluir na sua planilha.
Planilha de contas a pagar
- Data do documento;
- Fornecedor, caso seja de empresa;
- Nº do documento, seja nota fiscal ou duplicata;
- Vencimento;
- Valor;
- Data de pagamento;
- Valor pago;
- Desconto;
- Juros;
- Se foi pago ou não.
Planilha de contas a receber
- Data do documento;
- Fornecedor;
- Nº do documento;
- Data da venda;
- Data do pagamento;
- Vencimento;
- Valor;
- Desconto;
- Juros;
- Se foi pago ou não;
- Tipo de pagamento;
- Conta bancária onde foi o pagamento.
Dicas extras
- Defina uma pessoa para controlar os gastos. Isso funciona especialmente numa empresa, independente do porte;
- Cobre clientes inadimplentes sendo respeitoso, mas direto;
- Trace estratégias para pagar dívidas, tendo a planilha de contas a pagar e receber como ponto de partida;
- Evite despesas com juros e, se possível, antecipe os pagamentos. Em alguns casos você tem até desconto;
- Complete a planilha conforme o cronograma da empresa. O ideal é fazer uma diária, mensal, semestral e anual.
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Organize as finanças
O nosso guia deu uma luz na forma de fazer a planilha de contas a pagar e receber. Alguns itens talvez não se apliquem no seu caso, mas dá pra ter uma boa noção do que é necessário. Agora é só colocar em prática. Continue lendo os materiais do Meu Portal Financeiro e receba as melhores dicas de finanças.